Menurut Lynch (dalam Armstrong, 2013), repository adalah satu set layanan yang ditawarkan universitas kepada anggota masyarakat untuk pengelolaan dan penyebaran materi digital yang dibuat oleh lembaga dan anggota masyarakat.
Repository pada dasarnya merupakan tempat penyimpanan yang dipakai untuk menyimpan arsip atau berkas. Dalam perguruan tinggi, repository merupakan serangkaian pelayanan yang diberikan oleh Perguruan Tinggi kepada anggota komunitasnya untuk mengelola dan menyebarluaskan bahan-bahan digital yang dihasilkan oleh instansi tersebut.
Dalam dunia pendidikan khususnya di Perguruan Tinggi, terdapat berbagai macam alasan penting untuk membangun Repository, diantaranya adalah sebagai berikut:
Repository dapat membantu untuk meningkatkan visibilitas serta dampak dari hasil luaran kegiatan penelitian. Dalam perguruan tinggi, para peneliti dan lembaga mendapatkan manfaat dari adanya repository yaitu mengetahui kejelasan dan dampak dari hasil penelitian. Hal ini bertujuan untuk membangun dan mempertahankan reputasi dalam komunitas ilmiah sangat penting bagi kegiatan akademik dan institusi dan hal itu dapat dicapai dengan adanya Repository di Perguruan Tinggi.
Repository sangat berhubungan erat dengan perubahan dalam paradigma publikasi ilmiah. Hal ini ditandai dengan berbagai macam munculnya gerakan untuk menyediakan akses gratis terhadap publikasi ilmiah. Adapun konten ilmiah yang dihasilkan dan dipublikasikan sendiri dan penyediaan akses gratis terhadap bahan-bahan tersebut merupakan aktivitas utama dalam gerakan akses terbuka (open access). Dalam suatu Perguruan Tinggi, akan lebih leluasa memberikan akses terbuka terhadap bahan-bahan yang mencerminkan kekayaan intelektual yang ada pada perguruan tinggi tersebut adalah dengan melalui pendirian Repository Perguruan Tinggi.
Repository dapat membantu menyediakan penyimpanan bahan-bahan digital secara terpusat yang nantinya akan mendapatkan manfaat dari bahan yang telah dipublikasikan pada satu sisi, dan pada sisi yang lain menjadi dasar untuk mengetahui bahan-bahan yang belum dipublikasikan secara digital. Sehingga dengan adanya Repository memberikan salah satu bentuk upaya untuk mendorong agar bahan-bahan lain yang bukan kategori ilmiah seperti laporan kegiatan, panduan dan sebagainya untuk dipublikasikan dalam format digital, karena bahan-bahan tersebut juga merupakan bagian dari pengetahuan organisasi dan sebaiknya dapat diakses oleh setiap orang dalam suatu organisasi. Dengan adanya Repository juga dapat mendorong upaya digitalisasi terhadap dokumen-dokumen perguruan tinggi yang bukan kategori ilmiah, sehingga akses terhadap dokumen tersebut lebih mudah.
Dengan berbagai macam alasan tentang pentingnya Repository, maka dapat disimpulkan bahwa dengan membangun sebuah Repository pada Perguruan Tinggi tersebut nantinya akan menghasilkan keuntungan baik untuk individu maupun untuk lembaga. Hasil dari penelitian-penelitian, artikel ilmiah, makalah, tesis, disertasi dan karya ilmiah lainnya yang tersedia secara online dapat diakses, diunduh, dan dikutip lebih cepat dan lebih sering dibanding dengan artikel atau karya ilmiah yang tersedia dalam format tercetak. Repository pada perguruan tinggi menjadi sarana penting untuk mempublikasikan penelitian dan karya-karya akademik yang dimilikinya. Selain itu, reputasi pada perguruan tinggi akan semakin dikenal melalui peran repository. Karya akademik perguruan tinggi tidak hanya tersebar melalui jurnal, akan tetapi dapat juga melalui Repository yang dimiliki perguruan tinggi, sehingga akan meningkatkan visibilitas dan prestise yang ada.
Selain itu, adanya pandemi covid-19 yang telah berlangsung selama 2 tahun juga menjadikan mahasiswa dan dosen dalam mencari sumber informasi seperti perpustakaan menjadi terbatas. Sehingga satu-satunya sumber referensi yang dapat diakses oleh mahasiswa dan dosen adalah e-resources yang tersedia secara online. Hal ini menjadikan seluruh koleksi dari hasil kegiatan penelitian, artikel ilmiah, makalah, tesis, disertasi dan karya ilmiah lainnya tersimpan di dalam Repository yang dimiliki perguruan tinggi. Akan tetapi, tidak semua repository di perguruan tinggi dapat diakses dan di unduh secara bebas dan terbuka. Beberapa dari perguruan tinggi di Indonesia menerapkan akses tertutup dan terbatas.
Adapun panduan dalam melakukan menggunakan Repository Bina Darma ialah dengan langkah-langkah berikut:
Yang pertama, mahasiswa membuka Repository web Perpustakaan Bina Darma http://perpustakaan.binadarma.ac.id/. Kemudian, klik cari Skripsi/TA/Tesis.
Pada tampilan awal di buka terdapat menu Home, About, Browse.
Bila mahasiswa ingin melakukan pencarian artikel pada repository, mahasiswa bisa mengklik menu "Browse".
Kemudian, pilih “Browse by Division”. Item Ini menampilkan pencarian dengan berdasarkan Struktur Universitas dan Fakultas
Mahasiswa bisa memilih devisi sesuai dengan artikel yang ingin dicari.
Setelahnya, akan ada pilihan tahun untuk artikel yang tersedia berdasarkan fakultas yang dipilih tadi.
Carilah artikel sesuai dengan tahun yang diinginkan. Dengan memilih tahun yang ingin dibuka, maka akan tampil artikel dengan urutan a-z.
Mahasiswa tinggal memilih artikel yang ingin dibuka.
Bila telah menemukan artikel yang diinginkan, Mahasiswa tinggal mengklik artikel tersebut. Kemudian akan tampil seluruh text file yang diupload.
Mahasiswa hanya bisa membuka 3 text file yaitu BAB 0, BAB I, dan Daftar Pustaka. Selain file tersebut, file lainnya hanya bisa diakses dengan melakukan login.
Mahasisawa bisa mengklik download bila ingin mengunduh file tersebut
Berikut ini video tutorial terkait cara menggunakan Repository Bina Darma:
